اگر یک کار فقط با پیگیری مدیر جلو می‌رود، هنوز «فرآیند» ندارید

مدرسه‌ها و مراکز آموزشی معمولاً فرآیندهای بسیار زیادی دارند، حتی اگر هیچ‌وقت اسمشان را فرآیند نگذاشته باشند.

ثبت‌نام یک فرآیند است.پاسخ‌گویی به والدین یک فرآیند است.جذب مدرس یک فرآیند است.برگزاری آزمون یک فرآیند است.پیگیری غیبت دانش‌آموز یک فرآیند است.حتی تمدید ثبت‌نام نیز یک فرآیند است.

مشکل از جایی شروع می‌شود که این فرآیندها فقط در ذهن مدیر یا چند نیروی قدیمی سازمان وجود داشته باشند. در این حالت، خروجی کار به جای اینکه تابع سیستم باشد، تابع آدم‌ها می‌شود. این مسئله در مقیاس آموزش اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، چون تعداد زیادی از فعالیت‌ها میان چند نفر تقسیم می‌شوند و یک خطای کوچک در یک مرحله می‌تواند در مرحله بعد خودش را نشان دهد.

فرآیند یعنی چه؟

به زبان ساده فرآیند یعنی مسیر مشخصی که یک درخواست یا مسئله از نقطه شروع تا خروجی نهایی طی می‌کند. مثلاً فرآیند ثبت‌نام با ورود سرنخ شروع می شود، با تماس اولیه، نیازسنجی، معرفی دوره، پاسخ به اعتراض‌ها، تصمیم خانواده، ثبت قرارداد، پرداخت، ورود به کلاس ادامه پیدا می کند و با پیگیری رضایت تمام می شود. حالا اگر نرخ ثبت‌نام پایین باشد، دیگر لازم نیست مدیر صرفاً بگوید فروشنده‌ها ضعیف‌اند.

می‌توان پرسید: افت در کدام مرحله اتفاق می‌افتد؟ سرنخ کافی نداریم؟ تماس به‌موقع نیست؟ نیازسنجی ضعیف است؟ پیشنهاد مناسب نیست؟ پیگیری انجام نمی‌شود؟ فرآیند پرداخت اصطکاک دارد؟ اینجاست که مدیریت فرآیند، جای حدس و گمان را می‌گیرد.

مدرسه تراز و حرکت به سمت مدیریت داده

یکی از نمونه‌های قابل توجه در سال ۱۴۰۵، توسعه سامانه مدیریت یکپارچه «مدرسه تراز» است. طبق گزارش منتشرشده از سوی وزارت آموزش‌وپرورش، در طراحی این سامانه تلاش شده بخش قابل توجهی از فرآیندهای پیچیده برنامه‌ریزی، پردازش داده، تحلیل و نگاشت اطلاعات در پشت سیستم انجام شود تا نقش مدیر بیشتر به سمت انتخاب، تأیید و تصمیم‌گیری حرکت کند. این تغییر یک پیام مهم مدیریتی دارد: